INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13 e 14 REG. UE 2016/679 (GDPR) e s.m.i.

Mod. Informativa Aziende REV. 02 del 31/05/2024

In ottemperanza al Reg. UE 2016/679, Poliarte - Politecnico delle Arti Srl (di seguito anche Poliarte) desidera informarLa adeguatamente sulle modalità di raccolta, trattamento e conservazione dei dati personali che ci fornisce per le attività di preiscrizione ed iscrizione con l’intento di renderla pienamente consapevole dei Suoi diritti e delle modalità per poterli esercitare agevolmente, in ottica del rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza del trattamento.

1.  IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE

Il Titolare del trattamento (di seguito anche “Titolare” e/o “Poliarte”) è Poliarte - Politecnico delle Arti Srl con sede legale in Via Miano 41/B – 60125 – Ancona – Cod. Fisc. e P.IVA 02089200428, con capitale sociale € 26.954,00 contattabile, ai seguenti recapiti:

§  tel. +39 071 2802979 

§  e-mail amministrazione@poliarte.net

§  PEC associazionepoliarte@pcert.it

2.  REFERENTE INTERNO PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI ED INDIRIZZO DEDICATO

Il Titolare del trattamento ha nominato un Referente interno della protezione dei dati personali; qualsiasi richiesta e/o comunicazione afferente la protezione dei dati personali e/o i trattamenti dei dati personali e/o i dati personali in generale potrà essere indirizzata, oltre che ai recapiti indicati al punto 1, anche al seguente indirizzo email dedicato: privacy@poliarte.net

3.  RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (cd. RDP o DPO)

Il Data Protection Officer (“DPO”) nominato dal Titolare ai sensi degli artt. 37 e ss. GDPR è Poliarte Politecnico delle Arti Srl, con sede in Via Miano 41 A/B, P. IVA 02089200428, nella persona del Dott. Iginio Straffi. È possibile contattare il DPO inviando una e-mail all’indirizzo privacy@poliarte.net

4.  DEFINIZIONE DI TRATTAMENTO

Ai sensi dell’art. 4 (2) del GDPR per “Trattamento” si intende “ qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”.

5.  FONTI E TIPOLOGIA DEI DATI SOGGETTI A TRATTAMENTO

I dati personali potranno essere forniti da lei come soggetto interessato (ad es., perché contenuti nella documentazione fornita all’atto dell’iscrizione o della richiesta di specifici servizi) oppure raccolti presso soggetti terzi (ad es. in caso di trasferimento da altro Istituto e/o ateneo, in caso di comunicazioni da altre istituzioni pubbliche o in caso di comunicazioni da università straniere, etc.) per il perseguimento di scopi accademici, in ottemperanza a specifici obblighi di legge, secondo l'interesse rilevante di Poliarte o altra base giuridica.

Questi i Suoi dati che potranno essere oggetto di trattamento dal Titolare:

a)         dati anagrafici, di contatto e identificativi (a mero titolo esemplificativo e non esaustivo informazioni relative a nome, cognome, data di nascita e residenza o domicilio, numero di telefono, indirizzo email, ecc.);

b)         dati comuni, quali i dati identificativi;

c)         dati particolari, quali i dati relativi allo stato di salute;

d)         dati giudiziari, intesi quali dati relativi a condanne penali, a reati o a connesse misure di sicurezza.

    I dati raccolti potrebbero includere informazioni quali:

    §     dati identificativi, ivi inclusi, nome, cognome, genere, titolo, stato coniugale, indirizzo, paese di residenza, numero di telefono/fax, indirizzo e-mail, data e luogo di nascita, paese di nascita;

    §  dati relativi alla carriera in Poliarte (es. esami sostenuti, votazioni, etc.);

    §  dati relativi alla mobilità studentesca (es. adesione al programma Erasmus o ad altri scambi internazionali, votazioni conseguite per esami sostenuti all'estero etc.)

    §  informazioni contenute nella domanda di partecipazione ad eventuali procedure di selezione (es. borse di studio, di collaborazione o altre attività interne);

    §  dati reddituali (ad es., ISEE) e dati bancari (ad es. IBAN);

    §  dati di contributi e versamento anche al fine di poter ottemperare ad obblighi amministrativi, contabili e fiscali incombenti su Poliarte;

    §  foto (immagine personale) per caricamento sulla piattaforma software a scopo identificativo;

    §  immagini raccolte durante la registrazione delle lezioni, durante lo svolgimento di eventi organizzati da Poliarte o altre attività;

    §  immagini raccolte dalle telecamere di videosorveglianza (CCTV);

    §  geolocalizzazione e/o geotag.

Inoltre, in aggiunta ai così detti dati comuni (quali, ad esempio, i dati identificativi dell’interessato), per le finalità di trattamento sotto indicate potranno essere raccolti e trattati, previa individuazione di idonea base giuridica o su istanza dell'interessato, particolari categorie di dati inerenti:

e)        l’origine razziale e etnica (ad es., per garantire i diritti spettanti ai cittadini extracomunitari e per lo status di rifugiato);

f)          dati particolari, quali i dati relativi allo stato di salute dei soggetti interessati (ad es., per assicurare i diritti spettanti a studenti e studentesse diversamente abili o in stato di gravidanza);

g)         dati personali relativi a condanne penali, a reati o a connesse misure di sicurezza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente (ad es., per studenti e studentesse sottoposti/e a misure restrittive della libertà personale);

h)        l’orientamento sessuale (nel caso di eventuali rettificazioni di attribuzione di sesso).

6.  FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I Suoi dati personali sono trattati nell’ambito della normale attività svolta da Poliarte, e secondo le seguenti finalità:

1)    per dare esecuzione a misure precontrattuali (quali, per esempio, gestione di pre iscrizione ed iscrizione ai corsi di Poliarte, erogazione di servizi di segreteria studenti) e contrattuali, per fornire i servizi accademici richiesti (inclusi servizi amministrativi, gestionali, organizzativi e funzionali al rapporto nonchè l’assolvimento di obblighi pre e/o post contrattuali come ad esempio organizzazione e svolgimento volte all’orientamento in ingresso, in itinere ed in uscita; organizzazione di test di valutazione  o ammissione a qualunque corso di formazione; erogazione di servizi informatici e accesso ai laboratori ed altre strutture protette, erogazione di servizi bibliotecari; erogazione di servizi di e-learning; applicazione di procedure disciplinari (“Finalità contrattuali e precontrattuali”);

2)    per adempiere agli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative nazionali e/o comunitarie in materia contrattuale, contabile e fiscale e per conseguire un’efficace gestione dei rapporti accademici, comunicare al Ministero dell'Università e della Ricerca i risultati del percorso studentesco ed altre disposizioni impartite da autorità investite dalla legge (“Finalità di adempimento ad obblighi di legge funzionali all’erogazione della prestazione”);

3)    per consentire l’uso della foto ai fini di identificazione e accesso ai servizi previsti dalla tessera digitale e/o cartacea riproducibile e scaricabile dal software nell’area personale dello Studente; per attività di marketing e comunicazione diretta, ovverosia per inviarLe newsletter, materiale informativo, comunicazioni varie e/o divulgative da parte di Poliarte tramite posta elettronica, telefonate/SMS, tramite operatore, ecc. (“Finalità di identificazione e marketing”).

7.  BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Per le finalità di cui al punto 1 (cd. “Finalità contrattuali e precontrattuali”) la base giuridica del trattamento è costituita dall’art. 6 comma 1 del Regolamento 679/2016 Lett. B - adempimento di un contratto -.

Per le finalità di cui al punto 2 (cd. “Finalità di adempimento ad obblighi di legge funzionali all’erogazione della prestazione”) la base giuridica del trattamento, ai sensi dell’art. 6 comma 1 del Regolamento 679/2016, è costituita da Lett. C - trattamento necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento-.

Per le finalità di cui al punto 3 (cd. “Finalità di marketing”) la base giuridica del trattamento è costituita dall’art. 6 comma 1 del Regolamento 679/2016 Lett. A – consenso espresso -, che Lei è libero/a di prestare o meno e che potrà essere revocato in qualsiasi momento.

8.  MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I Suoi dati vengono trattati da personale specificamente incaricato ed istruito da Poliarte in ragione della mansione svolta, in forma cartacea e/o supporto magnetico, elettronico, telematico e comunque mediante strumenti idonei a garantirne la riservatezza, integrità, disponibilità, resilienza dei sistemi e sicurezza. Il trattamento dei Suoi dati avviene presso i locali di Poliarte, sui server cloud dei fornitori di servizi digitali ed informatici assicurando al contempo che la rete e il sito internet istituzionale garantiscano la piena conformità agli standard di sicurezza richiesti dal GDPR. Il trattamento dei dati non verrà svolto mediante un processo decisionale automatizzato, né si utilizzerà un sistema di profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del GDPR. L’elenco degli autorizzati e/o dei responsabili esterni al trattamento dei Suoi dati è disponibile a richiesta.

Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità e limitazione delle finalità, i suoi dati personali e quelli dei minori saranno conservati per il tempo necessario per cui sono raccolti ovvero per un massimo di 10 anni fatto salvo eventuali richieste da parte delle Autorità governative (Ministero Pubblica Istruzione), sanitarie e giudiziarie e trattati per finalità determinate, esplicite e legittime rispettando il principio di minimizzazione.

In tutti i casi, decorsi i rispettivi termini, i Dati Personali verranno cancellati o resi anonimi. Resta fermo che i termini indicati potranno essere prorogati nei casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta in occasione di eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.

9.  PERIODO DI CONSERVAZIONE

Il periodo di conservazione dei dati personali inizia dal momento del conferimento degli stessi; i Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità per le quali sono stati richiesti ovvero per i termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui il Titolare deve attenersi.

In particolare Le ricordiamo che:

§  per i dati ottenuti in adempimento degli obblighi previsti in materia contrattuale, contabile e fiscale (compresi quelli di pagamento), in ottemperanza alle norme attualmente in vigore ed in relazione al termine di prescrizione previsto dalla legge per i diritti nascenti dalla prestazione, il periodo di conservazione attualmente applicabile e, nel caso di specie, applicato, è quello decennale;

§  per i dati relativi ai percorsi accademici come studente (es. iscrizioni, esami sostenuti e relativi risultati, conseguimento del titolo di laurea) saranno conservati in base agli obblighi di archiviazione imposti dalla normativa vigente;

§  i dati acquisiti per finalità di marketing, ove per ciò solo trattati, saranno conservati per un arco di tempo di 18 mesi dalla data di rilascio del consenso.

Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual caso i dati personali dell’Interessato/a, esclusivamente quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.

Al termine di tale periodo, Poliarte cancellerà i dati in maniera irreversibile – tramite metodi di distruzione o cancellazione sicura – o li conserverà in una forma anonima che non consente, neanche indirettamente, l’identificazione, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente.

La presente informativa sarà considerata valida anche per le successive prestazioni (ove analoghe o similari) che dovesse concludere con Poliarte, nonché per quelle continuative e/o cicliche.

10. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Il trattamento è svolto da Poliarte e dai collaboratori e/o dipendenti di Poliarte in qualità di Autorizzati al trattamento, dall’amministratore di sistema, nonché dai Responsabili del trattamento specificamente individuati per iscritto, nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dal Titolare, assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e garantendone la riservatezza.

La comunicazione dei dati personali dell’Interessato/a avviene principalmente nei confronti di destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti all’esecuzione del rapporto contrattuale instaurato e per rispondere a determinati obblighi di legge. Eventuali categorie di destinatari che potrebbero venire a conoscenza dei Suoi dati personali durante o successivamente all’esecuzione del contratto sono:

a)    docenti e collaboratori per lo svolgimento delle attività didattiche;

b)    soggetti che elaborano i dati in esecuzione di specifici obblighi di legge (Enti nazionali e governativi, es. Ministero dell'Università e della Ricerca, Regione, ecc.);

c)    istituti di credito, società finanziarie e altri intermediari del credito che eroghino prestazioni funzionali alle finalità per le quali il contratto è stato sottoscritto;

d)    società di assistenza software e hardware, compresi i fornitori di gestionali, cloud e similari;

e)    consulenti interni e/o esterni che eroghino prestazioni funzionali, derivanti o connesse alle finalità contrattuali, individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte con riferimento al trattamento dei dati personali;

f)     eventuali associazioni di categoria cui Poliarte abbia aderito;

g)    società o professionisti per la tutela giudiziale o stragiudiziale dei diritti di Poliarte;

h)    soggetti pubblici con finalità di sostegno all’inserimento nel mondo del lavoro, previa individuazione della più opportuna base giuridica per il trasferimento e l’adozione delle adeguate misure di pseudo anonimizzazione (ove necessario);

i)      soggetti terzi presso cui lo studente è chiamato a effettuare lo svolgimento di tirocini, stage o altre attività di job placement;

j)      in genere, a tutti quei soggetti pubblici e privati per i quali la comunicazione sia necessaria per il corretto e completo adempimento delle finalità sopra indicate e/o di quelle contrattuali.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.

11. DIFFUSIONE DEI DATI

Salvo Sua specifica richiesta scritta, o preciso ordine dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ed un obbligo normativo, i dati personali da Lei conferiti non sono soggetti a diffusione. 

12. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO

I dati raccolti non verranno trasferiti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali.

Alcuni dati personali dei soggetti Interessati sono condivisi con destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Nell’eventualità in cui ciò avvenisse e si rendesse necessario il trasferimento dei dati conferiti su server ubicati in paesi extra UE, il Titolare assicura che il trasferimento ed il trattamento avvengano nel rispetto della normativa applicabile ovverosia i trasferimenti vengono effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea o altri strumenti legali.

13. LUOGO DI CONSERVAZIONE FISICA DEI DATI RACCOLTI IN MODALITA’ CARTACEA E DIGITALE

I dati personali saranno conservati presso la sede in Via Miano 41/B – 60125 – Ancona, negli ambienti informatici di Poliarte e nei relativi ambienti Cloud opportunamente contrattualizzati.

14. DIRITTI DELL’INTERESSATO/A

La normativa conferisce all’Interessato/a l’esercizio di specifici diritti elencati agli artt. da 15 a 22 del GDPR, tra cui quello di ottenere dal Titolare la conferma, o meno, dell’esistenza di propri dati personali (ovvero l’accesso), la loro messa a disposizione in forma intelligibile, nonché la rettifica, o la cancellazione degli stessi, o di limitarne in tutto o in parte il trattamento o opporsi per motivi legittimi al medesimo e/o revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento (fermo restando le conseguenze indicate), o di chiedere la portabilità dei propri dati per quanto riguarda i dati oggetto di specifico consenso, o ancora l’aggiornamento.

L’Interessato/a ha diritto di avere conoscenza dell’origine dei dati, della finalità e delle modalità del trattamento, della logica applicata al trattamento, degli estremi identificativi del Titolare e dei soggetti cui i dati possono essere comunicati.

L’Interessato/a ha altresì il diritto di chiedere la trasformazione in forma anonima, la limitazione o il blocco dei dati trattati in violazione della legge; può altresì proporre reclamo per quanto concerne il trattamento non autorizzato dei dati conferiti al Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità pubblicate sul sito di detta autorità (http://www.garanteprivacy.it/).

Le richieste relative all’esercizio dei predetti diritti possono essere indirizzate al Titolare del trattamento, ai recapiti sopra indicati, senza formalità o, in alternativa, utilizzando il modello previsto dal Garante per la Protezione dei Dati Personali reperibile al Sito internet:

http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924.

15. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL SUO RIFIUTO

Fermo restando che i dati richiesti saranno quelli strettamente indispensabili in relazione alle finalità espresse, alcuni di questi sono indispensabili per l’instaurazione del rapporto contrattuale.

Nei casi in cui il conferimento dei dati è previsto da un obbligo normativo o contrattuale (finalità 1) e 2)), l’eventuale rifiuto in tutto o in parte, metterebbe il Titolare del trattamento nelle condizioni di non poter dare esecuzione al contratto in quanto costituirebbe un trattamento illecito.

Per la finalità 3) la natura del conferimento è facoltativa e dovrà fornirci il Suo espresso consenso, che potrà revocare in qualsiasi momento.

16. RECLAMO AL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E DIRITTO DI REVOCA DEL CONSENSO

L’Interessato/a può proporre reclamo nei modi e nei termini di cui al sito www.garanteprivacy.it e, ove rilasciato espressamente nei casi in cui ciò è necessario, può revocare il consenso prestato con la stessa facilità con cui è stato fornito, mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo PEC o mediante lettera raccomandata a/r ai riferimenti indicati al punto 1 del presente documento. Con specifico riferimento a richieste formulate manifestando la propria opposizione all’operatore telefonico si comunica che lo stesso ne prenderà nota e comunicherà tale decisione al Titolare del trattamento per le conseguenti operazioni necessarie.

17. SOTTOPOSIZIONE DELLA PRESENTE INFORMATIVA AI SOGGETTI INTERESSATI

Qualora, per le ragioni sopra esposte al paragrafo 5, siano oggetto di trattamento anche dati di Suoi familiari, La preghiamo di voler fornire la presente informativa anche a loro.

La presente informativa potrebbe subire nel corso del tempo modifiche e/o aggiornamenti. Si consiglia, pertanto, di consultare e fare riferimento alla versione più recente che, in caso di aggiornamento, troverà pubblicata o sarà resa disponibile sui portali online di Poliarte.